詫び状の書き方のポイント

●詫び状の書き方ポイント

~相手を納得させる~

非礼を詫びる場合は、まず詫び状の中で、理由を具体的に述べて、相手方を納得させるような書き方にしなければなりません。

●詫び状の書き方ポイント

~素直に非を認める~

こちらに落ち度があって詫びる結果になったわけですから、弁解や言い訳ばかりを長々と詫び状に書くのは慎みます。自分の非を素直に認めた上で、詫びるべき要点だけを簡潔に詫び状に表現しましょう。

●詫び状の書き方ポイント

~反省の意思表示をする~

ただ詫びておくだけではその場かぎりになります。反省の意味をこめて、今後は非礼がないよう心することを、詫び状の上で表明する書き方がよいでしょう。

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承諾・断り状の書き方のポイント

●承諾・断り状の書き方ポイント
~承諾状は早めに送って安心させましょう~

協力や援助を頼まれて承諾するのであれば、返事はできるだけ迅速にしましょう。相手は、こちらの都合がつかない場合の手立てをあれこれ考えているはずなので、一刻も早く安心させてあげましょう。

●承諾・断り状の書き方ポイント
~恩着せがましい文面にはしない~

保証人など本当はしぶしぶ引き受けざるを得ない場合でも、手紙では快諾の姿勢を見せましょう。借金などの依頼で、相手の申し出に応じられないが少しは協力したいならば、その協力できる範囲をはっきりさせましょう。とにかく、どのようなケースでも、引き受ける以上は気持ちよく承諾し、くれぐれも恩着せがましい文面にならないように注意しましょう。

●承諾・断り状の書き方ポイント
~断りの手紙にも思いやりを~

断り状では、頼みを引き受けられないことをはっきり伝えなければなりませんが、断られる相手の立場を思いやって、お詫びの言葉も添えるようにしましょう。手紙の末尾には、今後のつきあいを配慮した一文を添えて締めくくるとよいでしょう。

●承諾・断り状の書き方ポイント
~応じられない理由を必ず明記しましょう~

断り状を出す上で、単に引き受けられないと書いたのでは、相手も納得しかねます。なので、断る理由も明らかにしましょう。そのときも、「これなら仕方がない」と思うような事情を説明することが必要です。

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