手紙の書き方と文例集 | 書き方.com 手紙・ビジネス文書・英文

手紙は用件が伝わればそれで良い、というものではありません。
そこで、読みやすい手紙を書くための正しい字配りと改行のテクニックをご紹介します。

助詞が行の頭にくる
ひとつの単語や言葉が２行に分かれる
相手や相手の家族を指す言葉が行の下の位置にくる
自分や自分の身内を指す言葉が行の上の位置にくる
改行しないで文章を続ける

前の行の文字量を調節する

助詞が行の頭にくるのを避けるために、前の行の文字量を調節したり、言葉を変えて文章量を増減させたりして、工夫しましょう。

同じ行内にまとめてしまう

ひとつの単語や言葉が２行に分かれてしまいそうな場合は、行の下の部分が空いてしまっても早めに次の行へ移るか、字を小さくして同じ行にまとめてしまいましょう。ただし、どちらかの方法だけを何度も続けると見た目が悪いので、２つの方法をバランスよく使い分けると良いでしょう。

相手を指す言葉は行の上に

相手や相手の家族を指す言葉は、行の上の位置にもってくるのがマナーです。無理な場合でも文字量を調節するか、文章を少し変えるなどして、できるだけ行の上に置く工夫をしましょう。

自分を指す言葉は行の下に

自分や自分の身内を指す言葉は行の下の位置か、行の後半に置きましょう。文章の流れでそれがどうしても困難な場合は、行の右に寄せて小さな字で書くのが礼儀です。特に同じ行の後半に相手や相手の家族を指す言葉がきてしまうときには、このルールは厳守しましょう。

改行して文章にメリハリをつけましょう

前文から主文に移るときは改行するのが基本です。同じ本文でもダラダラと文章を続けずに、区切りのいいところや話の変わり目を見つけて文章にメリハリをつけましょう。パッと見て、全体に余白があるのも見た目を良くするためのコツです。

手紙の基礎知識とマナー
【封書とはがきの使い分け】

封書とはがきは手紙の内容や相手に合わせて使い分けるもの。
正しい使い分けのポイントをしっかり押さえましょう。

依頼の手紙や承諾・断りの手紙、紹介の手紙、子供の学校への手紙などは正式な手紙の一つです。内容から考えてもはがきは避け、封書にしましょう。

また、同じお祝いの手紙でも目上の人への結婚祝いや長寿祝い、受賞祝い、栄転祝いなどは封書の方がよいでしょう。誕生祝いや友人の新築祝い、知人の子供の節句のお祝いなどは、はがきでも構わないでしょう。

はがきは、ある意味でオープンなものです。誰に見られても差し支えないということを前提に書く必要があります。

お悔やみ・お詫びの手紙、相談の手紙などの相手のプライバシーに関わる内容については、はがきは不可です。例えば同じお礼の手紙でも、お祝い・贈答のお礼ははがきで、お見舞い・依頼のお礼は封書というように、内容によって使い分けましょう。

転居や転勤などのお知らせなど、簡単な近況報告と新住所を伝えるだけの通知は、はがきで十分です。受験合格や出産のお知らせなど、用件を急いで伝えたい場合もすぐに書けるはがきが便利です。

複数の人たちに送る案内状や招待状などもはがきでOKです。イラストやレイアウトを考えて、オリジナルな手紙にしてみてもよいでしょう。

火事や水害などの災害後にすぐ出す見舞い状は、はがきで手短にしましょう。相手の負担にならないような配慮は必要です。

	封書のほうが望ましいもの	はがきでも構わないもの
お祝いの手紙	結婚、出産、賀寿、病気全快など	誕生日、節句、結婚記念日、新築など
お礼の手紙	お見舞い、依頼など	お祝い、贈答など
お見舞いの手紙	病気、事故、災害など	災害、暑中見舞い、寒中見舞いなど
その他の手紙	依頼、催促、承諾、断り、お詫び、相談、助言・忠告、なぐさめ・激励、縁談・結婚、お悔やみ・弔事、など	通知、案内状、招待状、近況報告、旅先から、など

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